Invoicex: il manuale del programma di fatturazione open source

Invoicex è uno dei pochissimi software di fatturazione che presenta tre caratteristiche fondamentali: è italiano, è open source ed è multipiattaforma (per Windows, per OS X e per Linux). Mancava un manuale esauriente: ora lo abbiamo realizzato noi.

Se all'inizio di un'attività professionale è sufficiente un elaboratore di testi e un po' di attenzione per gestire le fatture, ben presto ci si rende conto che dover stare attenti alla numerazione, alle scadenze dei pagamenti, dai dati sociali dei fornitori e dei clienti e così via. Se poi si ha bisogno di gestire i documenti di trasporto, i preventivi, gli ordini il magazzino, l'IVA e gli agenti, allora è davvero necessario un programma di fatturazione con funzioni avanzate.

Invoicex è un programma di fatturazione che TNX (la sofware house toscana che lo sviluppa) rende disponibile gratuitamente e come open source.

Lo Studio Rosa Pristina ha proposto a TNX di farsi carico della stesura del manuale. La storia di questa decisione può essere letta nella Presentazione fatta dall'autore.

Caratteristiche di Invoicex

Invoicex assiste nella gestione delle attività burocratiche che riguardano il settore commerciale ed economico di un’azienda o di un professionista. L’attività più comune è l’emissione di fatture, ma Invoicex è molto di più di un semplice programma di fatturazione.

Di seguito è riportata una sintesi delle funzioni di Invoicex. Eventuali informazioni più recenti si trovano al sito web di Invoicex, all’URL http://www.invoicex.it/.

• Gestione delle fatture. Invoicex è in grado di gestire sia le fatture di vendita sia quelle d’acquisto, nonché le fatture proforma. Le fatture di vendita possono essere sia immediate sia accompagnatorie sia differite. Le fatture proforma possono essere trasformate in fatture effettive.
• Gestione dei documenti di trasporto. Invoicex gestisce i documenti di trasporto, sia in ingresso sia in uscita.
• Gestione dei preventivi e degli ordini. Invoicex è in grado di gestire preventivi e ordini (di vendita e d’acquisto). Questi documenti possono essere trasformati in fatture.
• Gestione dei clienti e dei fornitori. Invoicex memorizza i dati dei clienti e dei fornitori, in modo da rendere più rapida la compilazione dei documenti e da ridurre le possibilità di errori.
• Gestione dei pagamenti e delle riscossioni. Invoicex tiene traccia delle scadenze dei pagamenti e delle riscossioni e permette perciò di avere sotto controllo il dare e l’avere. Inoltre viene gestita l’emissione di Ri.Ba.
• Gestione del magazzino. Invoicex consente una gestione completa e automatica del magazzino, sia registrando gli articoli e i listini (si possono definire più listini) sia tenendo traccia di tutti i movimenti e calcolando le giacenze. Gli articoli possono essere gestiti anche come kit. Per ogni articolo può inoltre essere specificato il numero di matricola e il lotto di appartenenza.
• Gestione dell’IVA. Invoicex calcola la liquidazione dell’IVA, mensile o trimestrale.
• Gestione degli agenti. Invoicex gestisce le competenze degli agenti, calcolandone gli importi secondo quanto impostato e registrando le scadenze. Calcola inoltre i riepiloghi, per avere un quadro migliore delle competenze e delle scadenze.
• Statistiche. Invoicex è in grado di produrre statistiche del fatturato, del bollettato e dell’ordinato.
• Funzioni avanzate mediante plugin. I plugin delle versioni a pagamento consentono la gestione delle ritenute d’acconto e della rivalsa INPS, la ricerca rapida globale, il backup online, l’uso di Invoicex attraverso Internet, l’aggiornamento automatico e l’invio delle distinte Ri.Ba. Mediante home banking, è inoltre possibile l’invio diretto di email per solleciti o copia dei documenti.

Invoicex è costantemente sviluppato e migliorato.

Caratteristiche del manuale

Il manuale è stato studiato per essere uno strumento di rapida consultazione e, nello stesso tempo, un testo di approfondimento per gli usi professionali di Invoicex. L'indice del manuale può essere richiamato qui.

Le caratteristiche del testo sono riportate di seguito.

• Il manuale è composto da più di duecento pagine in formato A4.
• Ogni funzione è documentata.
• Ogni finestra è descritta in dettaglio, con la spiegazione dell'uso di ogni controllo presente nella finestra.
• Il linguaggio usato è semplice e pratico. Si è cercato di ridurre al minimo i tecnicismi, mantenendo tuttavia una certa rigorosità lessicale di fondo.
• Il manuale è diffuso esclusivamente in PDF.
• Il testo è ricco di riferimenti incrociati, per una rapida navigazione all'interno del manuale. Ad esempio, se il testo riporta la frase "si veda il Capitolo xx per ulteriori spiegazioni", tale frase è un collegamento ipertestuale che permette di recarsi, mediante un semplice clic, al testo indicato.
• Il file non ha protezioni DRM né limiti di sorta. Può perciò essere stampato liberamente anche in alta risoluzione. Ovviamente rimangono valide le norme di legge sul diritto d'autore e sul divieto di copie non autorizzate dell'opera.

Come acquistare il manuale

Il manuale è in vendita presso il sito di Invoicex. Il prezzo è di 7,50 euro ed è comprensivo di IVA.